Подход к управлению проектом внедрения ERP-системы, основанный на концепции сквозных бизнес-процессов

В современных динамично меняющихся условиях бизнес-среды конкурентный уровень предприятия определяется не только величиной активов и применяемыми технологиями, но и качеством системы управления [1]. Информационные системы, которые поддерживают бизнес-процессы, являются важными компонентами современных систем управления компанией [2; 3]. Комплексная автоматизация включает в себя создание и внедрение информационной системы, которая поддерживает широкий спектр функций процессов и позволяет управлять всеми работами внутри компании в едином информационном пространстве [4; 5].

ERP-системы (Enterprise resource planning) поддерживают большую часть типовых бизнес-процессов предприятий различных отраслей и являются одним из инструментов комплексной автоматизации [6]. Каждая компания обладает различными уникальными характеристиками, которые влияют на перечень требований к внедряемым системам и, как следствие, на сам процесс внедрения [7].

Проекты комплексной автоматизации производственных предприятий обладают определенной спецификой и влияют на функциональные, временные и стоимостные рамки [8]. Одной из особенностей таких проектов является необходимость работы со сложной взаимозависимой системой бизнес-процессов, которые являются основой производственных предприятий (закупки, складская логистика, финансы, производство, работа с клиентом и многие другие). Интерфейсы взаимодействия некоторых процессов могут быть не задокументированы, а ответственность на границах смежных процессов не распределена должным образом, что в результате приводит к хаосу во время автоматизации этих процессов [9].

Ключевым вопросом данного исследования является то, каким образом новый комплексный подход к автоматизации бизнес-процессов может быть разработан и какая концепция должна лежать в его основе. В исследовании используется индукционный подход, основанный на разработке и адаптации предложенного подхода к определенному проекту кейс-компании.

Рис. 1. Адаптация и анализ концепции сквозных бизнес-процессов
Рис. 1. Адаптация и анализ концепции сквозных бизнес-процессов

Методология

Исследования показали, что существует несколько факторов, обнаруженных в более ранних научных работах и протестированных на различных кейсах, которые влияют на результаты внедрения ERP [10]. Так, например, с точки зрения командных факторов, наличие «чемпиона проекта» является одним из ключевых факторов успеха внедрения ERP [11]. Некоторые исследователи предлагают модель факторов, которая состоит из трех элементов, наиболее существенно воздействующих на успех проекта внедрения ERP, включая реинжиниринг бизнес-процессов [12; 13]. Критические факторы внедрения ERP также включают качество координации и согласованность между внутренними и внешними заинтересованными сторонами [14].

В данном исследовании предлагается рассмотрение структуры процессов компании как одного из факторов успехов и неудач проектов внедрения ERP. Рассматривается поход, который включает в себя интеграцию различных бизнес-процессов внутри комплексной системы, направленный на управления тремя работами в рамках проекта внедрения ERP, реализуемый Санкт-Петербургской ИТ-компанией для фармацевтического предприятия. В основе предлагаемого подхода лежит концепция сквозных бизнес-процессов организации.

Определение сквозного бизнес-процесса зависит от перспективы рассмотрения данного термина и контекста [15]. В предлагаемом подходе сквозной бизнес процесс - это процесс в компании, который включает в себя сотрудников различных функциональных подразделений в ходе своего выполнения [16].

Подход к внедрению ERP-системы, основанный на концепции сквозных бизнес-процессов, включает в себя набор принципов, которые влияют на выполнение каждой из рассматриваемых работ:

  1. в процессе принятия решений внутри каждой работы должны участвовать все стейкхолдеры сквозного процесса;
  2. целостность сквозного бизнес-процесса должна поддерживаться на каждой фазе внедрения ERP;
  3. владелец сквозного процесса должен быть определен для корректного распределения ответственности на стороне клиента.

В данном исследовании предложена адаптация перечисленных принципов к трем работам в рамках проекта внедрения ERP: выявление и согласование требований, разработка и тестирование, менеджмент конфигурации и изменений.

Анализ предлагаемой адаптации состоит из 4 ключевых этапов, показанных на рис. 1.

Первый этап состоит из анализа методических рекомендаций Санкт-Петербургской ИТ-компании для получения общего описания того, как компания работает в настоящей момент в рамках каждой из работ. Следующий шаг - интервьюирование аналитика выбранной компании для сбора информации о текущих сложностях в рамках каждой работы. Интервью организовано в виде открытой дискуссии о проблемах в различных проектах внедрения ERP в рамках выбранных работ: выявление и согласование требований, разработка и тестирование, менеджмент конфигурации и изменений. Третьей частью исследования является адаптация предложенных принципов к каждой выделенной работе. Последним этапом является анализ применения предложенного подхода к проекту внедрения ERP-системы на фармацевтическом предприятии (на примере внедрения модулей Supply Chain Management - SCM). Подход, предложенный в данном исследовании, направлен на увеличение эффективности различных работ в рамках данного комплексного проекта автоматизации системы бизнес-процессов.

Таблица 1. Результаты интервьюирования
Работа Проблема Результат на фазе опытной эксплуатации
Выявление и согасование требований Видение интерфейсов различно у стейкхолдеров смежных процессов Взаимодействие между стейкхолдерами смежных процессов внутри ERP-системы было затруднено
Разработка и тестирование Каждая новая доработка разрабатывалась и внедрялась на основе требований определенного процесса Нарушение целостности кода, реализованного для удовлетворения других требований смежных процессов
Менеджмент конфигурации и изменений Решение о внедрении изменений согласовывалось со стейкхолдером-инициатором и командой проекта Ошибки в работе смежных процессов, так как дополнительного тестирования других процессов не выполнялось

Результаты

В рамках данного исследования был проанализирован стандартный подход Санкт-Петербургской ИТ-компании для выполнения каждой выделенной работы.

  1. Выявление и согласование требований в ИТ-компании Санкт-Петербурга. Входной информацией для данной работы является перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, которые внесены в контракт и являются функциональными рамками проекта. Аналитики проектной команды проводят интервью с ключевыми стейкхолдерами заявленного перечня процессов (зачастую представлены сотрудниками конкретного подразделения). Во время интервью моделируются процесс или ряд процессов конкретного подразделения, и модели переносятся в документ.
  2. Разработка и тестирование в Санкт- Петербургской ИТ-компании. В основе разработки лежат требования, собранные аналитической командой, которые являются входной информацией для данной работы и документируются в спецификации. Все пункты спецификации вносятся в баг- трекинговую систему, в которой каждой задаче назначается программист и аналитик. Когда разработка завершена, программист меняет статус задачи и передает ее на тестирование. Аналитик тестирует каждую отдельную задачу. После того, как все задачи выполнены в рамках одного модуля, аналитик тестирует каждый бизнес-процесс из согласованного списка.
  3. Менеджмент конфигурации и изменений в Санкт-Петербургской ИТ-компании. Входной информацией для данной работы является запрос на изменения от стейкхолдера. После этого доработка согласовывается со стейкхолдером, который запросил изменения, менеджером проекта со стороны заказчика и аналитиком проектной команды поставщика. Как только трудоемкость задачи согласована, выполняется доработка. Затем выполняется тестирование аналогично с работой по разработке и тестированию.

Следующим шагом исследования было интервьюирование аналитика Санкт-Петербургской ИТ-компании по вопросам сложностей и узких мест каждой из работ и описание их влияний на результаты проекта на фазе опытной эксплуатации. Результаты интервью приведены в табл. 1.

Результаты интервью показывают, что в текущем подходе к реализации выбранных работ имеет место недостаточность целостности и комплексного взгляда на систему бизнес-процессов компании.

Следующим этапом исследования стала разработка подхода к реализации выбранных работ на основе концепции сквозных бизнеспроцессов. Предложенные подходы к реализации показаны ниже.

Выявление и согласование требований:

  1. выявление из всей системы процессов компании сквозных бизнес-процессов и определение интерфейсов между ними;
  2. согласование перечня процессов с менеджером проекта со стороны заказчика;
  3. организация интервью и сбор требований вместе с рабочей группой, которая включает представителей различных подразделений в рамках одного сквозного процесса.
Таблица 2. Результаты применения подхода к работам внутри проекта
Работа Результат  применения подхода
Выявление и согласование требований Единое видение будущего процесса у различных стейкхолдеров
Разработка и тестирование Сокращение количества ошибок интеграции процессов в системе
Менеджмент конфигурации и изменений Детальный анализ возможных воздействий на целостность, своевременное информирование стейкхолдеров об изменениях

Разработка и тестирование:

  1. анализ спецификации требований техническим архитектором на предмет целостности разрабатываемой системы;
  2. приоретизация задач на основе очередности шагов сквозного бизнес-процесса;
  3. разработка и тестирование отдельно взятой задачи;
  4. анализ требований на основе выполненных задач и проверка целостности сквозного процесса после реализации каждого требования;
  5. повторение сквозного процесса в системе;
  6. если сквозной процесс может быть произведен в системе, далее выполняется тестирование по критическим сценариям (проверка гибкости системы и подтверждения того, что система не остановится при допущении пользователем ошибки).

Менеджмент конфигурации и изменений:

  1. определение бизнес-потребности, которая стоит за запросом на изменения;
  2. определение целесообразности технического подхода для удовлетворения потребностей бизнеса;
  3. согласование подхода к реализации с инициатором изменения;
  4. оценка влияния изменения на сквозной бизнес-процесс, уведомление участников процесса об изменениях;
  5. разработка и тестирование в соответствии с описанным ранее подходом.

Последним этапом исследования стал анализ применения рассматриваемого подхода в проекте внедрения ERP-системы на фармацевтическом предприятии (на примере внедрения SCM-модулей системы). Процессы группы управления цепочкой поставок на фармацевтическом предприятии следующие: управление закупками, складская логистика, сертификация материалов для производства. Анализ отдельных бизнес-процессов и их интерфейсов взаимодействия дал возможность идентификации ключевого сквозного бизнес-процесса «Обеспечение предприятия товарно-материальными ценностями». Предложенный подход к внедрению модулей SCM повлиял на изменения в выполнении анализируемых работ. Результаты представлены в табл. 2.

Как показал анализ, предложенный подход привел к значительному воздействию на выполнение каждого вида работ, а также на их результаты.

Результаты адаптации демонстрируются на примере проекта внедрения SCM-модулей ERP-системы. Адаптация предложенного подхода дала ряд преимуществ как для компании- поставщика (Санкт-Петербургская ИТ- компания), так и для клиента (фармацевтическое предприятие). Для того чтобы сделать общий вывод о предлагаемом подходе, результаты должны быть проверены в различных проектах внедрения ERP, потому что сейчас основным ограничением для выводов является отсутствие обобщения и трудности в прогнозировании результатов адаптации в другом проекте. Данное исследование и его результаты могут стать основой для будущих работ, которые могут быть направлены либо на адаптацию предлагаемого подхода к тем же работам в других проектах внедрения ERP, либо на адаптацию принципов сквозных бизнес-процессов к другим видам деятельности в рамках проекта.

Заключение

Были предложены принципы подхода, основанного на сквозных бизнес-процессах, и его адаптация к 3 видам работ в рамках проекта внедрения ERP: выявление и согласование требований, разработка и тестирование, управление конфигурацией и изменениями. В процессе принятия решений в рамках каждого вида деятельности следует привлекать стейкхолдеров сквозного бизнес-процесса, целостность сквозного процесса должна постоянно поддерживаться и должен быть определен владелец процесса. Далее в данном исследовании продемонстрирован вариант реализации данных работ с применением перечисленных принципов. Кроме того, был проведен анализ адаптации этого подхода к выбранным работам в рамках проекта внедрения SCM-модулей ERP-системы в фармацевтической компании.

Литература

  1. Козин, Е.Г. Сервис-ориентированный подход к анализу архитектурных решений / Е.Г. Козин, И.В. Ильин, А.И. Левина // Научно-технические ведомости Санкт-Петербургского государственного политехнического университета. Экономические науки. - 2016. - № 4(246). - С. 162-172.
  2. Gebauer, J. Information system flexibility and the cost efficiency of business processes / J. Gebauer, F. Schober // Journal of the Association for Information Systems. - 2006. - Vol. 7(3). - P. 8.
  3. Батаев, A.B. Информатика. Технологии баз данных в информационных экономических системах : учеб, пособие / А.В. Батаев. - СПб. : Федеральное агентство по образованию, Санкт- Петербургский гос. политехнический ун-т, 2006.
  4. Ильин, И.В. Использование облачных технологий при построении информационных систем кластера / И.В. Ильин, А.Б. Анисифоров // Экономика и управление. - 2012. - № 7(81). - С. 22-27.
  5. Ильин И.В. Модели обмена данными в интегрированной информационной системе эффективного управления инновационно-промышленным кластером / И.В. Ильин, А.Б. Анисифоров, А.И. Левина // Научно-технические ведомости Санкт-Петербургского государственного политехнического университета. Экономические науки. - 2011. - № 6(137). - С. 240-247.
  6. Bingi, Р. Critical issues affecting an ERP implementation / P. Bingi, M.K. Sharma, J.K. Godla // IS Management. - 1999. - Vol. 16(3). - P. 7-14.
  7. Лепехин, A.A. Управление проектами внедрения ERP-систем на основе концепции сквозных бизнес-процессов / А.А. Лепехин, И.В. Ильин // Неделя науки СПбПУ : материалы научной конференции с международным участием. - 2016. - С. 72-73.
  8. Scheer, A.W. Business process automation. ARIS in practice / A.W. Scheer, F. Abolhassan, W. Jost, M. Kirchmer. - 2004.
  9. Kruchten, P. The rational unified process: an introduction. Addison-Wesley Professional / P. Kruchten. - 2004.
  10. Bradley, J. Management based critical success factors in the implementation of Enterprise Resource Planning systems / J. Bradley // International Journal of Accounting Information Systems. - 2008. - Vol. 9(3) [Electronic resource]. - Access mode : https://doi.Org/10.1016/j.accinf.2008.04.001.
  11. Dong, L. Does a project champion matter? An in-depth understanding of champion impact in a large-scale information system implementation / Dong, L. II International Journal of Information Systems and Change Management. - 2007. - Vol. 2(3). - P. 279.
  12. Ильин, И.В. Подход к интеграции облачных технологий типа SaaS при реализации ИТ-проектов / И.В. Ильин, О.Ю. Ильяшенко, А.Д. Борреманс II Перспективы науки. - Тамбов : ТМБпринт. - 2016. - № 12(87). - С. 111-114.
  13. ІІіп, I.V. Big data for business analytics / I.V. Ilyin, O.Yu. Ilyashenko, S.V. Shirokova, A.I. Levina, O. Hamalainen. - SPb., 2016.
  14. Ram, J. How “critical” are the critical success factors (CSFs)?: Examining the role of CSFs for ERP / J. Ram, D. Corkindale II Business Process Management Journal. - 2014. - Vol. 20(1) [Electronic resource]. - Access mode : https://doi.org/10.1108/BPMJ-ll-2012-0127.
  15. Smith, H. Business process management: the third wave / H. Smith, P. Fingar. - Tampa : Meghan-Kiffer Press. - 2003. - Vol. 1.
  16. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы. Регламентация и управление / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. - М. : Инфра-М, 2004.
Автор
И В. Ильин
Автор 2
А.И. Левина
УДК
33
Статья в PDF

Добавить комментарий

Простой текст

  • HTML-теги не обрабатываются и показываются как обычный текст
  • Строки и абзацы переносятся автоматически.
  • Адреса веб-страниц и email-адреса преобразовываются в ссылки автоматически.